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Bild - Mut zur Lücke
Mitarbeiterwechsel sind vor allem bei Fachspezialisten des mittleren und höheren Kaders für jedes Unternehmen eine kostspielige Angelegenheit. Nebst dem Aufwand für die Personalsuche, Rekrutierung und Einarbeitung kann eine mehrmonatige Onboarding-Phase ein Unternehmen rasch mehrere Tausend Franken kosten. Dabei ist der Aufbau des internen Wissens bezüglich Prozesse, Dokumente und Arbeitsanweisungen ist für alle Beteiligten beschwerlich. Der Einsatz eines professionellen Tools bietet hier entscheidende Vorteile und erleichtert den Personalwechsel oder den temporären Einsatz weniger qualifizierter Mitarbeitenden.
Trotz guter Wirtschaftslage und vollen Auftragsbüchern sind jede Erweiterung des Personalbestandes und Einführung neuer Fachkräfte eine grosse Belastung für Budget und bestehende Ressourcen. Auch Wünsche von Mitarbeitenden nach einem Sabbatical
oder unbezahlten Ferien treffen auf Skepsis seitens der Arbeitgeber. Zu gross ist die Befürchtung, dass das fehlende Wissen die Arbeitsabläufe beeinträchtigt. Die Sorge ist nicht unbegründet, denn viele Mitarbeitende in Schlüsselpositionen halten ihr Wissen oft unter Verschluss. Die Einarbeitung einer Stellvertretung ist zeitlich weder machbar noch lohnenswert.
Ein weiterer Grund ist der akute Fachkräftemangel. Dieser wird laut Prognosen in den nächsten Jahren weiter zunehmen. Betroffen sind die meisten Branchen. Das hat zur Folge, dass Unternehmen in ihrem Wachstum gebremst werden oder auf teure externe Spezialisten ausweichen müssen.

Fehlendes Wissen belastet Unternehmen und Mitarbeitende
Konkurrenzdruck, kurze Reaktionszeiten und akuter Handlungsbedarf bei gleichzeitigem Kapazitäts- und Ressourcenmangel führen dazu, dass dringende Bedürfnisse in Personalmanagement und -führung auf die lange Bank geschoben werden. Solche «temporären» Ausnahmesituationen zwingen zu personellen Efforts, um zum Beispiel Veränderungen (Changemanagement) zu bewältigen. Gleichzeitig fehlt die Zeit, um Arbeitsabläufe und Prozesse transparent zu dokumentieren. Das notwendige Wissen wird in den Köpfen der Mitarbeitenden zwischengespeichert, welche dadurch als Know-how-Träger voll und ganz dem Unternehmen zur Verfügung stehen müssen ohne Rücksicht auf die persönliche Work-Life-Balance. Als Konsequenz kehren viele jüngere Fach- und Führungskräfte dem Unternehmen den Rücken. Die Belastung durch Job, Familie und soziales Umfeld wird zu gross.

Multimediale Unterstützung von Prozess- und Organisationswissen
Wissen lässt sich in unserer heutigen Zeit am besten multimedial vermitteln. Digitale Werkzeuge, allen voran ein System für die Prozessdokumentation und Informationsvermittlung, bieten sich hier an. Damit ist es möglich, Personalwechsel und temporäre Lücken rasch und einfach zu bewältigen. Wir gehen davon aus, dass eine gut organisierte Einführung neuer Mitarbeitenden in maximal 100 Tagen möglich ist. Ähnlich, wie sich auch Politiker nach derselben Zeit im Amt als handlungsfähig erweisen müssen. Der Einsatz eines Wissens- und Prozess-Tools führt dazu, dass Arbeitsprozesse in kurzer Zeit und korrekt durch die Stellvertretung oder die neuen Mitarbeitenden erledigt werden können.
Wissensdools
Vorteile eines Tools für Prozessdokumentation und Informationsvermittlung
Der Einsatz eines solchen «Wissens-Tool» ist in jeder Organisation und Unternehmung ab einer gewissen Grösse sinnvoll. Kann beispielsweise eine vakante Stelle nicht besetzt werden, lassen sich die einzelnen Tätigkeiten der nicht besetzten Funktion schnell und komplett auf verschiedene Mitarbeitende verteilen. Das benötigte Wissen steht abrufbereit zur Verfügung. Auch bei längeren Ausfällen von Schlüsselpersonen können mit gut dokumentieren Abläufen (Prozessbeschreibungen) Lücken geschlossen werden.
Ein modernes Wissens-Tool, entwickelt mit zeitgemässen Technologien, muss den Mitarbeitenden entgegenkommen und den Umgang mit digitalen Medien unterstützen. Dadurch erschliessen sich folgende Vorteile:
  • Qualitätssteigerung und Fehlervermeidung
  • Verminderung von aufwändigen Suchvorgängen
  • Zeitgewinn beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden
  • Freiwerdende Ressourcen für andere Tätigkeiten
  • Orientierungshilfe für strategische Ausrichtung des Unternehmens
  • Prozessoptimierung
  • Sicherung des internen Wissens
Vortrag "Mut zur Lücke"
Dieser Vortrag zeigt und durchleuchtet folgende Themen:
  • Was kostet der Ersatz eines Mitarbeitenden?
  • Fachkräftemangel betrifft uns alle
  • Defizite in Personalmanagement/-führung
  • Schwerpunkte beim «War for talents»
  • Ausbildungstrends 2020+
  • Wie werden Wissenslücken geschlossen?
  • Was ist ein Wissens-Tool?
  • Alternativen bei NICHT-Besetzung einer Schlüsselposition
  • Kostenoptimierung beim Mitarbeiterwechsel
  • Lösungsansätze eines Wissens-Tools
  • Potenzial für Prozessoptimierung nutzen
Dauer: ca. 60 Minuten
Interessiert?
Möchten Sie ihr Kader informieren, mit welchen Möglichkeiten Personalengpässe kurz- oder mittelfristig überbrückwerden können, oder mit welchen Mitteln in ihrer Unter-nehmung das Know-How gesichert werden kann, dann reservieren sie sich einen Termin für den Vortrag "Mut zur Lücke".

Kontakt:
Martin Erni
CEO / Beratung CARE + KMU

mecSoft
Starrkircherstrasse 5
4600 Olten
T +41 79 782 46 43
E merni@mecsoft.ch

www.mecsoft.ch


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